1. Home
  2. Indkøb
  3. Opret indkøbsordre

Opret indkøbsordre

PeakWMS’ indkøbssystem indeholder en række fordele, der kan gøre både indkøb og varemodtagelse lettere for dig.

Du kan både bruge indkøbssystemet inden du lægger en bestilling hos din leverandør, og efter.

Bruger du indkøbssystemet inden du lægger en bestilling hos din leverandør, kan du bruge forecasting muligheden i systemet. Her vælger du en leverandør, som du ønsker at bestille fra, og PeakWMS udregner, hvad og hvor meget du skal bestille hjem, for at opfylde de salgsbehov der kommer.

Udregningen for, hvad og hvor meget du skal bestille hjem baserer PeakWMS på dine tidligere salg. Et utroligt stærkt værktøj, der kan hjælpe dig med dit indkøb. Indkøbsordren der oprettes i PeakWMS kan nemt eksporteres og sendes til din leverandør.

Når varerne kommer, bruger du indkøbsordren, der er tastet i PeakWMS, til varemodtagelse. Når du opretter en indkøbsordre i PeakWMS giver du dig selv mulighed for lettere at holde styr på, om alle dine varer er kommet hjem, når du modtager dem fra din leverandør, og om alle varerne er i god stand.

Bruger du indkøbssystemet efter du har lagt en ordre ved din leverandør, bruger du udelukkende indkøbsordren til varemodtagelse.

Oprettelse af tom indkøbsordre

For at komme igang med at lave indkøbsordrer i PeakWMS, er det vigtigt, at alle varer er oprettet på webshoppen eller i PeakWMS. Skal varerne sættes til salg, skal de oprettes i webshoppen. Er der derimod tale om en vare til drift eller en vare, der udelukkende er til salg i en pakkeløsning, vil det være nok blot at registrere varen i PeakWMS. Her vil kun hovedproduktet skulle oprettes i webshoppen.

For at oprette en indkøbsordre, er det nødvendigt, at du som det første opretter dine leverandører. Når du har oprettet dine leverandører, er du klar til også at oprette din indkøbsordre. Du finder en guide til, hvordan du opretter dine leverandører i PeakWMS her.

Du kan oprette indkøbsordrer på to måder i PeakWMS; du kan oprette dem manuelt eller du kan importere en excel-fil med EAN, Varenummer og anmodet mængde på produkterne.

Opret indkøbsordre

For at oprette en indkøbsordre i PeakWMS skal du tilgå menupunktet Indkøb og vælge Indkøbsordre.

Her vil du få vist en liste over alle de indkøbsordrer, der er oprettet eller registreret i PeakWMS.

Har du endnu ikke oprettet nogle indkøbsordrer, vil siden være tom.

For at oprette en indkøbsordre, skal du klikke på knappen Opret øverst til venstre.

Når du har klikket på Opret, skal du indtaste nogle oplysninger, for at komme videre. Du skal udfylde alle de felter, der er markeret med stjerne. Er felterne ikke udfyldt, vil det ikke være muligt for dig at oprette din indkøbsordre.

Du skal blandt andet vælge en leverandør til din indkøbsordre. Denne vælger du blandt de leverandører, du har oprettet i PeakWMS. Har du endnu ikke oprettet leverandører i PeakWMS, skal du gøre det, før du kan oprette en indkøbsordre.

Bruger du Shopify, og har du allerede noteret leverandører i shoppen, vil disse automatisk blive hentet over i PeakWMS.

Derudover skal du indtaste et ordrenummer. Har du allerede lagt en bestilling ved din leverandør, vil vi anbefale, at du bruger det ordrenummer, du har fået fra dem, så oplysningerne på følgesedlen du modtager sammen med dine varer, stemmer overens med de informationer, der er indtastet i PeakWMS.

Når du opretter en indkøbsordre, kan du vælge, om du vil oprette en Faktura eller en kreditnota, og du kan vælge, om du vil oprette indkøbsordren i status Oprettet eller som Kladde. Hvis du opretter indkøbsordren som kladde, vil indkøbsordren ikke figurere i listen over indkøbsordrer i arbejdsdialogen Varemodtagelse.

Når du har indtastet et ordrenummer, skal du vælge en prognosetype. Du skal vælge en prognosetype, fordi der i PeakWMS’ indkøbssystem er en indbygget forecasting-funktion, der kan hjælpe dig med at beslutte, hvad du skal købe ind fra dine forskellige leverandører, for at have nok på lager.

PeakWMS vil som udgangspunkt stå på Lav tom indkøbsordre. Her vil du selv skulle tilføje produkter, mængder og kostpriser til hver enkelt linje du tilføjer til indkøbsordren.

OBS! Er du i tvivl om, hvad du skal købe hjem? Du kan bl.a. bruge forecasting til at skabe et overblik over, hvilke varer fra en given leverandør, der har solgt bedst, og der dermed skal bestilles mere af.

Har du allerede lagt en bestilling hos din leverandør, vil vi anbefale, at du benytter muligheden for at lave en tom indkøbsordre. PeakWMS er sat til som standard at vælge Lav tom indkøbsordre.

Skal du f.eks. bestille supplering af varer, du allerede har liggende på lageret, og har du en scanner tilkoblet din PC, vil du kunne scanne stregkoden på produktet, og PeakWMS finder automatisk produktet frem og tilføjer det til indkøbsordre.

Når du har tilføjet informationer i alle relevante felter, kan du begynde at tilføje linjer til din indkøbsordre.

Valuta og valutakurs

Når du opretter en indkøbsordre, kan du vælge, hvilken valuta du ønsker at indstille ordren til. Altså kan du indstille ordren til, om du har betalt i Euro, Dollars, Kroner osv. Du vælger valuta ved at klikke på feltet Valuta. Feltet vil som standard være udfyldt med den valuta, der er sat på leverandøren, som du er ved at oprette en indkøbsordre til.

Det vil sige, at betaler du normalt din leverandør i Australske Dollars, og er dette sat som standard valuta på din leverandør, så vil PeakWMS automatisk sætte valutaen på indkøbsordrer til denne leverandør til Australske Dollars.

Valutakursen på indkøbsordren sættes som standard til dagskursen for den valgte valuta. Det vil sige, at det i nogle tilfælde kan være nødvendigt for dig at være opmærksom på, om du betaler i en valuta, hvor kursen svinger meget, og om kursen er anderledes den dag du har bestilt og betalt hos din leverandør, kontra den dag du taster indkøbsordren i PeakWMS. Forskellen i valutakursen kan have en betydning for din lagerværdi, hvis ikke den er korrekt.

Du kan godt ændre valutakursen på dine enkelte indkøbsordrer. Du ændrer valutakursen ved at klikke på linjen i feltet Valutakurs. Inden du kan få lov at ændre valutakursen, spørger PeakWMS dig, om du er sikker på, at du ønsker at foretage ændringen, da ændringen som sagt, kan have en betydning for din lagerværdi.

Forsendelsesomkostninger

Når du opretter en indkøbsordre i PeakWMS, kan du også vælge, om du ønsker at indtaste forsendelsesomkostninger for ordren. Det er helt frit, om du ønsker at indtaste omkostningerne eller ej, men det kan være en god idé, hvis du ønsker, at dine kostpriser skal være så nøjagtige som muligt.

Udover forsendelsesomkostningerne, kan du også vælge, hvordan du ønsker at forsendelsesomkostningen skal fordeles på indkøbsordren.

Du kan vælge, om de skal fordeles jævnt på mængder, om de skal fordeles procentvis på kostpris eller om de ikke skal fordeles på indkøbsordrelinjerne. I sidste tilfælde vil forsendelsesomkostningerne ikke blive medregnet som en del af kostprisen.

Gebyr på indkøbsordren

Når du opretter en indkøbsordre i PeakWMS kan du tilføje et gebyr på ordren. Feltet gebyr er lavet, så du både kan skrive et positivt og et negativt tal i feltet. Det vil sige, at du kan bruge feltet til at indtaste reelle gebyrer for indkøbsordre, eller du kan bruge feltet, til hvis du f.eks. har modtaget en samlet rabat på indkøbsordren.

Tallet, der indtastes i feltet, vil også figurere i bunden af indkøbsordren, under Totaler. Her vil gebyret enten tilføjes beløbet eller trækkes beløbet, alt efter, om gebyret sættes som positivt eller negativt.

Indtastes gebyret med -foran, eksempelvis -1000, vil beløbet blive trukket fra indkøbsordrens samlede beløb.

Tilføj indkøbsordrelinjer

Når du har indtastet alle nødvendige informationer, kan du begynde at tilføje linjer til din indkøbsordre. Du tilføjer ordrelinjer til din indkøbsordre, ved at klikke på Tilføj ordrelinje i bunden af dialogen. Du kan tilføje alle de ordrelinjer du har brug for. Du skal dog huske, at du ikke kan oprette en indkøbsordre, hvis der er tomme linjer. Derfor skal du sørge for at slette alle linjer, hvortil der ikke er tilføjet et produkt.

Hver gang du tilføjer en indkøbsordrelinje, scroller siden automatisk i bund, så du ikke skal flytte musen, hver gang du vil tilføje en linje.

Tilføj produkter til indkøbsordren

Når du har tilføjet de ordrelinjer, som du skal bruge, klikker du i produktfeltet yderst til venstre på ordrelinjen. Her kan du indtaste beskrive, varenummer eller EAN, for at finde frem til produktet, som du vil tilføje til linjen.

Kan PeakWMS ikke finde det produkt, du ønsker at tilføje, er der en stor sandsynlighed for, at du ikke har tilføjet en leverandør til produktet, du vil tilføje. Hvis du alligevel ønsker at tilføje produktet til indkøbsordre, kan du klikke på loopen og søge produktet frem her. Gennem loopen er det muligt for dig at søge blandt alle produkter tilføjet i PeakWMS, uanset leverandør.

Opret indkøbsordrelinjer på varianter

Når du tilføjer et produkt med varianter til en indkøbsordre, åbner PeakWMS en pop up, hvor du kan notere, hvor mange du ønsker at tilføje af hver variant til indkøbsordren. Det eneste du skal gøre, er at indtaste varenummer, EAN eller beskrivelse på en af varianterne.

Når et produkt er valgt, vil PeakWMS vise en pop up med alle produktets varianter. Her kan du nemt tilføje både kostpris for produktet og antal på alle varianter, som du ønsker at tilføje til indkøbsordre.

Alle produktets varianter vil blive vist. Er der mange varianter, vil det være muligt at scrolle i listen. Hovedproduktet vil være vist øverst sammen med produktets kostpris.

Herefter tilføjer du mængder for de enkelte varianter. Du kan justere mængden på + og – tasterne, eller du kan skrive i feltet.

Når du har tilføjet de varianter som du ønsker, klikker du på tilføj linjer.

Herefter tilføjer PeakWMS en linje for hver enkelt variant, hvor der er noteret en mængde. Har du ændringer til nogle af linjerne, f.eks. kostpris eller hvis du har noteret forkert mængde, kan du rette i de enkelte linjer i indkøbsordren.

Ønsker du ikke at tilføje andet end den ene variant du har indtastet, kan du enten notere antal ud for varianten i pop-up’en eller du kan klikke på Cancel. Når du klikke Cancel, tilføjer PeakWMS varianten du oprindeligt indtastede. Du kan herefter tilføje antal og kostpris, ligesom du gør for produkter uden varianter.

Opret indkøbsordre

Når du har tilføjet alle de ønskede indkøbsordrelinjer med antal og kostpris, klikker du på Opret Ordre.

Når indkøbsordren er oprettet bliver du ført tilbage til overblikket, hvor du kan se alle dine indkøbsordrer, der er oprettet i PeakWMS. Indkøbsordren du netop har lavet vil være noteret med status Oprettet.

Indkøbsordrer, hvor varemodtagelse er påbegyndt, vil være markeret med status Varemodtagelse.

OBS!

Hvis du ikke kan oprette din ordre, skal du tjekke, om der er en fejl i et af felterne, som du har udfyldt. Du skal tjekke, om der er noteret et antal på alle indkøbsordrelinjer. Hvis ikke der er noteret antal, kan indkøbsordren ikke oprettes.

Derudover skal du tjekke, om systemet har fundet frem til det produkt du ønsker at registrere på din indkøbsordre. Hvis der er tale om et produkt, der ikke er tildelt til leverandøren, du er ved at oprette en indkøbsordre for, vil PeakWMS ikke kunne finde produktet, og dermed ikke kunne oprette indkøbsordren.

Du kan se på indkøbsordrelinjen, om systemet har registreret produktet korrekt. Hvis det er registreret korrekt, vil systemet finde frem til både varenummer og produktbeskrivelse, og det vil også være muligt at se et produktbillede på linjen. Produktbilledet vil være vist først, herefter varenummeret, efterfulgt af en bindestreg og produktbeskrivelsen.

Knappen Opret Ordre vil ikke være mulig at klikke på, hvis ikke alle felter er udfyldt korrekt.

Når alle påkrævede felter er udfyldt korrekt, vil Opret Ordre blive grøn.

Updated on oktober 20, 2022

Was this article helpful?

Related Articles