1. Home
  2. Indkøb
  3. Opret indkøbsordre

Opret indkøbsordre

PeakWMS’ indkøbssystem indeholder en række fordele, der kan gøre både indkøb og varemodtagelse lettere for dig.

Du kan både bruge indkøbssystemet inden du lægger en bestilling hos din leverandør, og efter.

Bruger du indkøbssystemet inden du lægger en bestilling hos din leverandør, kan du bruge forecasting muligheden i systemet. Her vælger du en leverandør, som du ønsker at bestille fra, og PeakWMS udregner, hvad og hvor meget du skal bestille hjem, for at opfylde de salgsbehov der kommer.

Udregningen for, hvad og hvor meget du skal bestille hjem baserer PeakWMS på dine tidligere salg. Et utroligt stærkt værktøj, der kan hjælpe dig med dit indkøb. Indkøbsordren der oprettes i PeakWMS kan nemt eksporteres og sendes til din leverandør.

Når varerne kommer, bruger du indkøbsordren, der er tastet i PeakWMS, til varemodtagelse. Når du opretter en indkøbsordre i PeakWMS giver du dig selv mulighed for lettere at holde styr på, om alle dine varer er kommet hjem, når du modtager dem fra din leverandør, og om alle varerne er i god stand.

Bruger du indkøbssystemet efter du har lagt en ordre ved din leverandør, bruger du udelukkende indkøbsordren til varemodtagelse.

Oprettelse af tom indkøbsordre

For at komme igang med at lave indkøbsordrer i PeakWMS, er det vigtigt, at alle varer er oprettet på webshoppen eller i PeakWMS. Skal varerne sættes til salg, skal de oprettes i webshoppen. Er der derimod tale om en vare til drift eller en vare, der udelukkende er til salg i en pakkeløsning, vil det være nok blot at registrere varen i PeakWMS. Her vil kun hovedproduktet skulle oprettes i webshoppen.

For at oprette en indkøbsordre, er det nødvendigt, at du som det første opretter dine leverandører. Når du har oprettet dine leverandører, er du klar til også at oprette din indkøbsordre. Du finder en guide til, hvordan du opretter dine leverandører i PeakWMS her.

Du kan oprette indkøbsordrer på to måder i PeakWMS; du kan oprette dem manuelt eller du kan importere en excel-fil med EAN, Varenummer og anmodet mængde på produkterne.

Step 1: Opret indkøbsordre

For at oprette en indkøbsordre i PeakWMS skal du tilgå menupunktet Indkøb og vælge Indkøbsordre.

Her vil du få vist en liste over alle de indkøbsordrer, der er oprettet eller registreret i PeakWMS.

Har du endnu ikke oprettet nogle indkøbsordrer, vil siden være tom.

For at oprette en indkøbsordre, skal du klikke på knappen Opret øverst til venstre.

Når du har klikket på Opret, skal du indtaste nogle oplysninger, for at komme videre.

Du skal blandt andet vælge leverandør, blandt de leverandører, du har oprettet i PeakWMS.

Derudover skal du indtaste et ordrenummer og en prognosemetode.

Har du allerede lagt en bestilling ved din leverandør, vil vi anbefale, at du bruger det ordrenummer, du har fået fra dem, så oplysningerne på følgesedlen du modtager sammen med dine varer, stemmer overens med de informationer, der er indtastet i PeakWMS.

Og nu tænker du sikkert, hvorfor skal jeg vælge en prognosetype? Du skal vælge en prognosetype, fordi der i PeakWMS’ indkøbssystem er en indbygget forecasting-funktion, der kan hjælpe dig med at beslutte, hvad du skal købe ind fra dine forskellige leverandører, for at have nok på lager.

Indkøbsordren står som udgangspunkt på muligheden Forudsig Indkøb – Kun produkter, hvor indkøb er påkrævet, der betyder, at PeakWMS laver en beregning af, hvad du skal købe ind, baseret på tidligere salg. Her vil PeakWMS lave linjerne i indkøbsordren for dig. Du kan selvfølgelig altid rette i de tal og produkter som PeakWMS foreslår.

Vælger du at lave en tom indkøbsordre, vil der ikke dukke nogle linjer op i dialogen. Linjerne skal du selv tilføje og justere efter det antal ordrelinjer, der er til ordren.

OBS! Du kan også bruge forecasting til at skabe et overblik over, hvilke varer fra en given leverandør, der har solgt bedst, og der dermed skal bestilles mere af.

Step 2: Vælg prognose

Har du allerede lagt en bestilling hos din leverandør, vil vi anbefale, at du benytter muligheden for at lave en tom indkøbsordre.

Hvis din indkøbsordre hovedsageligt består af suppleringsvarer, kan du blot scanne produkterne ind i indkøbsordren ved hjælp af deres EAN, hvis det er noteret i PeakWMS.

Når du har tilføjet oplysninger i alle relevante felter, klikker du på Lav Prognose.

Step 3: Vælg valuta og forsendelsesomkostninger

Når du opretter en indkøbsordre kan du vælge, hvilken valuta du ønsker at indstille ordren til. Altså kan du indstille ordren til, om du har betalt i Euro, Dollars, Kroner osv. Ligeledes kan du notere, hvilke forsendelsesomkostninger du har haft i forbindelse med ordren, samt indstille, hvordan forsendelsesomkostningerne skal indregnes i stykprisen.

Det er frivilligt om du vil udfylde felterne eller ej, men det har stor værdi for dig, når din lagerværdi skal gøres op.

Step 4: Tilføj ordrelinjer

Når du har indstillet alle informationer begynder du at tilføje ordrelinjer, og informationer for varerne, der skal registreres på indkøbsordren. Er det varer, du tidligere har haft på dit lager, og som allerede ligger registreret i PeakWMS, kan du blot søge dem frem ved hjælp af stregkoden. Her vil alle de oplysninger som PeakWMS har om produktet blive overført til indkøbsordren. Er der sket en ændring i stykprisen på produktet kan det ændres direkte i indkøbsordren.

Når du er færdig med at tilføje ordrelinjer til indkøbsordre, klikker på på Opret Ordre, der nu er blevet synlig. Din indkøbsordre vil nu figurerer i arbejdsdialogen Varemodtagelse, og under fanen indkøbsordrer. Du kan læse mere om varemodtagelse af varer på indkøbsordre her.

Step 5: Til produkter til indkøbsordren

Når du har tilføjet de ordrelinjer, som du skal bruge, klikker du i feltet yderst til venstre i en af linjerne.

Her kan du indtaste varenummer, indscanne EAN-nummer eller du kan klikke på loopen til højre i feltet, og søge produktet, du ønsker at registrere på indkøbsordren frem.

De produkter du registrerer på indkøbsordren skal som minimum være registreret i PeakWMS, for at systemet kan genkende dem.

Når du har indtastet varenummer eller EAN-nummer, klikker du på Tab, på dit tastatur, for at komme videre til næste felt, hvor du indtaster antal.

OBS! Du kan ikke bruge Tab til at komme ned på næste linje. Her skal du bruge din mus.

De produkter, der markeres med en rød advarselstrekant, er produkter, der ikke er registreret salg på i en periode.

Opret indkøbsordrelinjer på varianter

Når du tilføjer et produkt til en indkøbsordre, der er en variant af et andet produkt bestående af flere varianter, åbner PeakWMS nu en pop up, hvor du kan notere, hvor mange du ønsker at tilføje af hver variant til indkøbsordren.

For at bruge funktionen skal du oprette en indkøbsordre på almindeligvis gennem PeakWMS. Når du søger efter et produkt som du ønsker at tilføje til indkøbsordren.

Når et produkt er valgt, vil PeakWMS vise en pop up med alle produktets varianter.

Alle produktets varianter vil blive vist. Er der mange varianter, vil det være muligt at scrolle i listen. Hovedproduktet vil være vist øverst sammen med produktets kostpris. Varianten du fra start søgte på, vil være placeret øverst i listen.

Hvis ikke du ønsker at tilføje andre varianter end den ene du havde søgt efter, så klikker du bare på cancel.

Herefter tilføjer du mængder for de enkelte varianter. Du kan justere mængden på + og – tasterne, eller du kan skrive i feltet.

Når du har tilføjet de varianter som du ønsker, klikker du på tilføj linjer.

Herefter tilføjer PeakWMS en linje for hver enkelt variant, hvor der er noteret en mængde. Har du ændringer til nogle af linjerne, f.eks. kostpris eller hvis du har noteret forkert mængde, kan du rette i de enkelte linjer i indkøbsordren.

Step 6: Opret ordre

Når du har tilføjet alle de ønskede indkøbsordrelinjer med antal og stykpris, klikker du på Opret Ordre.

Når indkøbsordren er oprettet bliver du ført tilbage til overblikket, hvor du kan se alle dine indkøbsordre. Indkøbsordren du netop har lavet vil være noteret med status Varemodtagelse.

OBS!

Hvis du ikke kan oprette din ordre, skal du tjekke, om der er en fejl i et af felterne, som du har udfyldt. Du skal tjekke, om der er noteret et antal på alle indkøbsordrelinjer. Hvis ikke der er noteret antal, kan indkøbsordren ikke oprettes.

Derudover skal du tjekke, om systemet har fundet frem til det produkt du ønsker at registrere på din indkøbsordre.

Du kan se på indkøbsordrelinjen, om systemet har registreret produktet korrekt. Hvis det er registreret korrekt, vil systemet finde frem til både varenummer og produktnavn. Varenummeret vil stå først, efterfulgt af en bindestreg og produktnavnet.

Knappen Opret Ordre vil ikke være mulige at klikke på.

Prøv evt. at klikke i den indkøbsordrelinje, hvis produktet ikke er registreret, og klik på tab på dit tastatur, så du sendes videre til næste felt. PeakWMS burde da gerne finde frem til produktet. Finder systemet stadig ikke frem til produktet, kan du klikke på loopen i indkøbsordrelinjen. Her vil et søgefelt dukke frem, som du kan søge produktet frem i. Dukker produktet ikke op her, skal du tjekke, at informationen du har noteret i feltet er korrekt. Hvis der er en tastefejl i varenummeret eller EAN-nummeret vil PeakWMS ikke kunne finde produktet.

Redigering af indkøbsordre

Du kan nemt redigere i din indkøbsordre, hvis du skal tilføje eller fjerne ordrelinjer fra den. Dette før du ved at tilgå tre-punkt-menuen yderst til venstre, ud for den indkøbsordre, som du ønsker at ændre.

Det er også i denne menu, du lukker dine indkøbsordrer, når alle varer er modtaget.

Alternativ: Oprettelse af indkøbsordre med prognose

Ønsker ud derimod at se en prognose over, hvilke varer du bør bestille hjem til din webshop kan du oprette en indkøbsordre med prognose.

Når du opretter en indkøbsordre med prognose, laver PeakWMS et forslag til en indkøbsordre baseret på salget over en periode. Perioden kan du selv indtaste.

Eksempelvis kan du indtaste en periode over 30 dage. Her vil PeakWMS lave en liste over, hvilke varer, der har solgt i perioden, samt en udregning af, hvor mange varer du bør bestille hjem, for at kunne følge med efterspørgslen.

Udregningen er baseret på salget af varerne over en periode, som du selv bestemmer.

Indkøbsordre med forecasting

Du har fire forskellige muligheder for prognose, når du skal oprette en indkøbsordre i PeakWMS. En af dem er indkøbsordre med forecasting. Bruger du forecastingværktøjet i PeakWMS, hjælper PeakWMS dig med at vurdere, hvilke produkter og mængder du skal bestille hjem, for at opfylde behovet på dit lager.

Når du vælger forescasting for de produkter, der kræver indkøb, danner PeakWMS en liste over produkter, som det vurderes vil være en god idé at købe ind til lageret. PeakWMS udfylder altså indkøbsordren for dig.

Når PeakWMS laver denne udregning, vurderes produkter og mængder ud fra dine tidligere salg. Derfor er det også essentielt, at du har en eller anden form for salgshistorik i PeakWMS. Salgshistorikken kan hentes ind, når du integrerer PeakWMS til din webshop.

Du kan rette indkøbsordren til som du ønsker, og kan både tilføje flere produkter, slette produkter, som PeakWMS har vurderet indkøb af og justere mængder.

Updated on juni 23, 2022

Was this article helpful?

Related Articles