For at oprette en indkøbsordre, er det nødvendigt, at du som det første opretter dine leverandører. Når du har oprettet dine leverandører, er du klar til også at oprette din indkøbsordre. Du finder en guide til, hvordan du opretter dine leverandører i PeakWMS, og tildeler produkter til dem, her.
Du kan oprette indkøbsordrer på to måder i PeakWMS; du kan oprette dem manuelt eller du kan importere en excel-fil med EAN, Varenummer og anmodet mængde på produkterne. Du kan læse om oprettelse af indkøbsordrer gennem excel import her:
Step 1: Opret indkøbsordre
For at oprette en indkøbsordre i PeakWMS skal du tilgå Indkøb > Indkøbsordre.
Her vil du få vist en liste over alle de indkøbsordrer, der er oprettet, eller på anden vis registreret, i PeakWMS.
Har du endnu ikke oprettet nogle indkøbsordrer, vil siden være tom.
For at oprette en indkøbsordre, skal du klikke på knappen Opret. Den ligger øverst til venstre i dialogen.
Når du har klikket på Opret, skal du, som minimum, udfylde alle de felter, der er markeret med stjerne. Er felterne ikke udfyldt, vil det ikke være muligt for dig at oprette din indkøbsordre.
Step 2: Indtast oplysninger
Vælg type og status
Når du opretter en indkøbsordre, kan du vælge, om du vil oprette en Faktura eller en kreditnota, og du kan vælge, om du vil oprette indkøbsordren i status “Bestilt hos leverandør”, “Klar til modtagelse” eller “Kladde”.
Hvis du opretter indkøbsordren som kladde, vil indkøbsordren ikke figurere i listen over indkøbsordrer klar til modtagelse under Arbejdsdialog > Varemodtagelse. Her vises kun indkøbsordrer i status Oprettet.
Vælg leverandør
For at oprette en indkøbsordre, er det nødvendigt, at dine leverandører er oprettet i PeakWMS. Er de ikke oprettet, skal dette gøres. Det kan gøres manuelt eller via excel import.
For at vælge en leverandør kan du enten skrive leverandørens navn i feltet. Her vil PeakWMS finde alle leverandører, der passer ind i din søgning, og du kan vælge ud fra dem.
Du kan også klikke på forstørrelsesglasset yderst til højre på linjen.
Ordrenummer og referencenummer
Derudover skal du indtaste et ordrenummer. Har du allerede lagt en bestilling ved din leverandør, vil vi anbefale, at du bruger det ordrenummer, du har fået fra dem, så oplysningerne på følgesedlen du modtager sammen med dine varer, stemmer overens med de informationer, der er indtastet i PeakWMS.
Referencenummeret er ikke påkrævet, men hvis det anvendes hos din leverandør, kan du indtaste det på indkøbsordren.
Modtagelseslager
Har du flere lagre kan du angive, hvilket lager indkøbsordren laves til. Når du sætter et lager på indkøbsordren, er det ikke muligt at varemodtage ordren på andre lagre, end det ene lager, der er angivet i indkøbsordren.
Har du kun et lager, eller er det ikke nødvendigt for dig at styre, hvor indkøbsordrerne hører til, undlader du bare at vælge noget i feltet.
Hvis du angiver et specifikt lager, vil du nedenunder funktionen kunne vælge, om du vil se, hvad der er på lager af varerne, der tilføjes til indkøbsordren, for det ene lager. Slår du ikke funktionen til, vil du få vist den samlede mængde på lager, på tværs af dine lagre.
Forventet modtagelse
Du kan angive en forventet modtagelse for din indkøbsordre. Du angiver en dato ved at klikke på kalenderen yderst til højre på linjen.
Alle varer på indkøbsordren, der ikke er modtaget til forventet tid, vil blive synlige i forventet leveringsoverblikket under Indkøb > Forventet leveringsoverblik.
Kommentarfelt
Du kan angive en kommentar på din indkøbsordre. Kommentaren vil kunne ses, når indkøbsordren varemodtages.
Vælg prognosetype
Når du har indtastet et ordrenummer, skal du vælge en prognosetype. Du skal vælge en prognosetype, fordi der i PeakWMS’ indkøbssystem er en indbygget forecasting-funktion, der kan hjælpe dig med at beslutte, hvad du skal købe ind fra dine forskellige leverandører, for at have nok på lager.
PeakWMS vil som udgangspunkt stå på Lav tom indkøbsordre. Her vil du selv skulle tilføje produkter, mængder og kostpriser til hver enkelt linje du tilføjer til indkøbsordren.
Prognosetype: Lav tom indkøbsordre
PeakWMS er sat til som standard at vælge Lav tom indkøbsordre. Her tilføjer du selv de produkter, som du ønsker at købe hjem.
Prognosetype: Forecasting/Forudsig indkøb
PeakWMS laver en beregning på, hvad du skal købe hjem, for at sikre, at du har nok på lager.
Du kan læse mere om beregningerne for forecasting her:
Valuta
Du skal vælge valuta for din indkøbsordre, hvis du indtaster kostpriser i ordren. Feltet vil som standard være udfyldt med den valuta, der er sat på leverandøren.
Det vil sige, at betaler du normalt din leverandør i Australske Dollars, og er dette sat som standard valuta på din leverandør, så vil PeakWMS automatisk sætte valutaen på indkøbsordrer for denne leverandør til Australske Dollars.
Valutakurs
Valutakursen på indkøbsordren sættes som standard til dagskursen for den valgte valuta. Det vil sige, at det i nogle tilfælde kan være nødvendigt for dig at være opmærksom på, om du betaler i en valuta, hvor kursen svinger meget, og om kursen er anderledes den dag du har bestilt og betalt hos din leverandør, kontra den dag du taster indkøbsordren i PeakWMS. Forskellen i valutakursen kan have en betydning for din lagerværdi, hvis ikke den er korrekt.
Du ændrer valutakursen ved at klikke på linjen i feltet Valutakurs. Inden du kan få lov at ændre valutakursen, spørger PeakWMS dig, om du er sikker på, at du ønsker at foretage ændringen, da ændringen som sagt, kan have en betydning for din lagerværdi.
Forsendelsesomkostninger
Det er helt frit, om du ønsker at indtaste forsendelsesomkostninger eller ej, men det kan være en god idé, hvis du ønsker, at dine kostpriser skal være så nøjagtige som muligt.
Du vælger også, hvordan omkostningerne skal fordeles; jævnt på mængder, procentvis på kostpris eller om de ikke skal fordeles på indkøbsordrelinjerne. I sidste tilfælde vil forsendelsesomkostningerne ikke blive medregnet som en del af kostprisen.
Gebyr på indkøbsordren
Når du opretter en indkøbsordre i PeakWMS kan du tilføje et gebyr på ordren. Feltet gebyr er lavet, så du både kan skrive et positivt og et negativt tal i feltet. Det vil sige, at du kan bruge feltet til at indtaste reelle gebyrer for indkøbsordre, eller du kan bruge feltet, til hvis du f.eks. har modtaget en samlet rabat på indkøbsordren.
Tallet, der indtastes i feltet, vil også figurere i bunden af indkøbsordren, under Totaler. Her vil gebyret enten tilføjes beløbet eller trækkes beløbet, alt efter, om gebyret sættes som positivt eller negativt.
Indtastes gebyret med minus foran, eksempelvis -1000, vil beløbet blive trukket fra indkøbsordrens samlede beløb.
Step 3: Tilføj indkøbsordrelinjer
Når du har indtastet alle nødvendige informationer, kan du begynde at tilføje linjer til din indkøbsordre. Ved Forudsig indkøb tilføjer PeakWMS indkøbsordrelinjer for dig.
Du tilføjer ordrelinjer til din indkøbsordre, ved at klikke på Tilføj ordrelinje i bunden af dialogen. Du kan tilføje alle de ordrelinjer du har brug for.
Du skal dog huske, at du ikke kan oprette en indkøbsordre, hvis der er tomme linjer. Derfor skal du sørge for at slette alle linjer, hvortil der ikke er tilføjet et produkt.
Hver gang du tilføjer en indkøbsordrelinje, scroller siden automatisk i bund, så du ikke skal flytte musen, hver gang du vil tilføje en linje.
Tilføj produkter til indkøbsordren
For at tilføje et produkt, klikker du i feltet yderst til venstre. Her kan du indtaste beskrive, varenummer eller EAN, for at finde frem til produktet, som du vil tilføje til linjen.
Kommer produktet du søger efter ikke frem, er det fordi, at produktet ikke er tildelt en leverandør. Du kan stadig tilføje produktet. Du skal bare klikke på forstørrelsesglasset, og tilføje det derigennem.
Varianter og Sampak
Når du tilføjer et produkt med varianter eller et sampak hovedprodukt til en indkøbsordre, åbner PeakWMS en pop up, hvor alle varianter eller underprodukter vises.
Her kan du tilføje mængder til hver enkelt variant eller underprodukt. Alle varianter og underprodukter med mængde, tilføjes til indkøbsordren.
Alle produktets varianter vil blive vist. Er der mange varianter, vil det være muligt at scrolle i listen. Hovedproduktet vil være vist øverst sammen med produktets kostpris, som du kan ændre, hvis ikke den stemmer.
Herefter tilføjer du mængder for de enkelte varianter. Du kan justere mængden på + og – tasterne, eller du kan skrive i feltet.
Når du har tilføjet de varianter som du ønsker, klikker du på tilføj linjer.
Herefter tilføjer PeakWMS en linje for hver enkelt variant, hvor mængde blev angivet. Har du ændringer til nogle af linjerne, f.eks. kostpris eller hvis du har noteret forkert mængde, kan du rette i de enkelte linjer i indkøbsordren.
Vil du kun tilføje varianten du har indtastet i feltet, klikker du på Cancel. Her tilføjer PeakWMS den indtastede variant. Du kan herefter tilføje antal og kostpris, ligesom du gør for produkter uden varianter.
Kostpris på indkøbsordrelinje
For hver enkelt indkøbsordrelinje, skal du indtaste kostprisen på produktet.
Kostprisen du indtaster på indkøbsordrelinjen bruges bl.a. til at udregne en samlet lagerværdi for din lagerbeholdning. Du skal være opmærksom på, at er der oprettet indkøbsordrelinjer på dine produkter, og der ikke er indtastet kostpris på linjerne, så kan det have en betydning for din lagerværdi.
Bruger du indkøbssystemet, anbefaler vi derfor, at du angiver kostpriser på indkøbsordrelinjerne.
Rabat på indkøbsordrelinje
Det er muligt at sætte rabat på indkøbsordrelinjer både i kr. og procent. Du kan nemt ændre mellem kr. og procent, ved at klikke på kolonnen. Tallet, der står i feltet omregnes fra % til kr. og omvendt, hvis feltets type ændres. Skriver du 20 kr. i kostpris og en rabat på 5 kr. så vil feltet ændres til 25%, hvis du ændrer feltets type til %. Rabatten følger valuta på indkøbsordren.
Du ændrer type på feltet ved at klikke på overskriften. Er rabatten vise i % vil du kunne se et % tegn i overskriften.
Step 4: Opret indkøbsordre
Når alle de ønskede indkøbsordrelinjer er tilføjet med antal og kostpris, klikker du på Opret Ordre.
Når indkøbsordren er oprettet bliver du ført tilbage til overblikket, hvor du kan se alle indkøbsordrer, der er oprettet i PeakWMS. Er din dialog sorteret efter seneste oprettelsestidspunkt, vil indkøbsordren du netop har oprettet ligge øverst i listen.
OBS!
Hvis du ikke kan oprette din ordre, skal du tjekke, om der er noteret et antal på alle indkøbsordrelinjer. Hvis ikke der er noteret antal, kan indkøbsordren ikke oprettes.
Derudover skal du tjekke, om systemet har fundet frem til det produkt du ønsker at registrere på din indkøbsordre. Er produktet ikke fundet, kan du søge det frem ved at klikke på forstørrelsesglasset på produktlinjen.
Du kan se på indkøbsordrelinjen, om systemet har registreret produktet korrekt. Hvis det er registreret korrekt, vil systemet finde frem til både varenummer og produktbeskrivelse, og det vil også være muligt at se et produktbillede på linjen. Produktbilledet vil være vist først, herefter varenummeret, efterfulgt af en bindestreg og produktbeskrivelsen.
Knappen Opret Ordre vil ikke være mulig at klikke på, hvis ikke alle felter er udfyldt korrekt.
Når alle påkrævede felter er udfyldt korrekt, vil Opret Ordre blive grøn.
